Automatice la entrada de datos del personal con el planificador de personal de TMAS | Una guía de TMAS
Aprenda cómo crear registros de horas del personal en el Planificador de personal de TMAS para habilitar indicadores clave de rendimiento (KPI) precisos basados en la mano de obra, como la relación cliente/personal, en sus informes.
Table of Contents
Introducción al planificador de personal
El Planificador de Personal es una nueva herramienta de TMAS que ayuda a las empresas a ajustar los niveles de personal a los patrones de afluencia, incluso cuando no se dispone de datos precisos sobre el personal a través de fuentes integradas. Tanto si la gestión del personal se realiza mediante software de terceros, Excel o sistemas de punto de venta con datos incompletos, esta herramienta ofrece una alternativa fiable al permitir la creación de horarios basados en las horas de apertura semanales.
Al automatizar la introducción de datos del personal, el Planificador de Personal mejora la precisión de indicadores clave de rendimiento como la proporción de clientes por empleado , las transacciones por hora de empleado y las ventas por hora de empleado . Esta integración de la planificación y la generación de informes permite a las empresas optimizar la planificación de la plantilla, reducir las tareas manuales y tomar decisiones operativas más inteligentes.
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Restricciones de acceso – Planificador de personal
La función de Programación de Personal está disponible exclusivamente para usuarios con acceso a la suscripción del Plan Minorista y está restringida por roles dentro de TMAS. Solo roles de usuario específicos tienen permiso para usar esta herramienta.
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✅ Roles con acceso:
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❌ Roles sin acceso:
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| 📝 Nota : Si el rol de un usuario no está listado en la lista de usuarios con acceso o su plan de suscripción no incluye el nivel Retail, no podrá ver ni usar el Programador de Personal. | |
Cómo acceder al planificador de personal en TMAS
⚠️ Importante : No se puede acceder al planificador de personal a nivel de cadena . Primero debe seleccionarse una ubicación específica .
✅ Pasos:
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- Seleccione una ubicación (que no sea de la cadena de nivel superior).
- En el panel Opciones de ubicación, situado en la parte superior izquierda de la pantalla, abra el menú desplegable de ubicación .
- Seleccione una ubicación específica (por ejemplo, una sola tienda) en lugar de una cadena o grupo.
- Navegue hasta el Planificador de Personal
- En el menú lateral izquierdo, en la sección Administrar , haga clic en Planificador de personal (como se muestra en la captura de pantalla).
- La herramienta cargará la vista de programación para la ubicación seleccionada.
🛑 Si selecciona una cadena
Es posible que el menú del planificador de personal siga apareciendo, pero la función no estará operativa ni accesible hasta que cambie a una ubicación específica.
Descripción general de la pantalla del planificador de personal
La pantalla de Planificación de Personal en TMAS ofrece una interfaz centralizada para gestionar los turnos, las ausencias y los horarios recurrentes de su equipo. Esta sección le ofrece una guía de las funciones disponibles en esta página.
📅 Vista de calendario
La parte superior de la pantalla muestra un calendario semanal , con el rango de fechas seleccionado claramente indicado en la parte superior (por ejemplo, del 11 al 17 de mayo de 2025 ). Los días de la semana se muestran horizontalmente en la parte superior y las funciones del personal se enumeran verticalmente en el lado izquierdo.
Cada fila corresponde a un empleado o categoría de empleado diferente (por ejemplo, gerente, asistente , vendedor y personal temporal ). Este diseño facilita la visualización de quién tiene horario y cuándo.
➕ Agregar botón
Ubicado en la esquina superior derecha, el botón “+ Agregar” te ofrece tres opciones principales:
- Agregar turno : Asignar un turno de trabajo a un empleado o rol específico.
- Añadir tiempo libre : Indique el tiempo libre con los motivos (por ejemplo, vacaciones, día de enfermedad).
- Clonar turno(s) : Duplique un turno existente en varios días o para varios usuarios para ahorrar tiempo.
🔁 Categorías de cambio
El turno de cada empleado se encuadra en una de las siguientes categorías:
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Recurrente (automatizado según patrones definidos) |
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Semanal (configurado semana a semana, entrada manual) |
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Tiempo libre (por ejemplo, utilizado para equilibrar los horarios recurrentes de vacaciones o bajas por enfermedad/días festivos) |
Esta categorización se muestra en el lado izquierdo de cada fila y puede ayudar a separar los horarios del personal temporal de los puestos recurrentes.
🧰 Panel de filtros
El panel “Filtros” permite activar o desactivar la visibilidad de:
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Esta función resulta útil para despejar la vista y centrarse en tipos de turnos específicos durante la planificación.
Cómo cambiar el día de inicio de la semana |
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Desplácese si es necesario y haga clic en el botón Guardar (no visible en la captura de pantalla, pero normalmente se encuentra en la parte inferior). Efecto de esta configuración La opción “Inicio de semana” define cómo el planificador de personal muestra y calcula los horarios semanales. |
Creando un cambio
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El planificador de personal le permite definir y gestionar los turnos de trabajo de personas o grupos según horarios semanales. Un turno suele representar a una persona o un grupo de personas que trabajan las mismas horas durante una semana determinada. Puedes crear cualquiera de las siguientes opciones: Turnos recurrentes : Se repiten semanalmente desde una fecha de inicio hasta una fecha de finalización opcional. Turnos semanales : Turnos puntuales que solo se aplican a la semana seleccionada actualmente. Acceso al planificador de personal Puedes acceder al Planificador de Personal de dos maneras: Desde el panel de control de Retail Equation , haga clic en el botón Programador de personal . O bien, desde el menú de navegación de la izquierda, expanda la sección Administrar y seleccione Planificador de personal .  |
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Comprensión de los tipos de turnos Comportamiento clave de los turnos recurrentes
🗓️ Consejo: Si un turno necesita mantenerse constante a lo largo del tiempo, utilice un turno recurrente para evitar recrearlo cada semana. Comportamiento clave de los turnos semanales
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| Pasos para crear un nuevo turno |
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1. Abra el menú de creación de turnos. En la vista del planificador, haga clic en el botón “+ Agregar” en la parte superior derecha. En el menú desplegable, seleccione “Agregar turno” . |
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2. Elija el tipo de turno Se te presentarán dos opciones: Recurrente : Este turno se repetirá semanalmente a partir de la fecha de inicio seleccionada y hasta la fecha de finalización (si se ha especificado).
Por semana : Esto creará el turno solo para la semana seleccionada. No se repetirá.
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3. Establecer el período de turno Fecha de inicio : Obligatoria. Seleccione el primer día en que debe programarse el turno. Fecha de finalización : Opcional. Se utiliza únicamente para turnos recurrentes.
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4. Configurar los detalles del turno Etiqueta del turno : Asigne a su turno un nombre claro, como “Gerente” o “Asociado de Ventas”. Valor del personal por hora : Este es un campo clave. Introduzca el número de personas que trabajarán en este turno al mismo tiempo.
Salario : Opcional. Introduzca un salario por hora si es necesario para fines informativos.
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5. Asignar un miembro del personal (opcional) Introduzca la dirección de correo electrónico del miembro del personal. O bien, si está disponible, seleccione un usuario de la lista utilizando la casilla de verificación "Seleccionar un usuario" .
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6. Guardar el cambio Elija una de las siguientes opciones de guardado: Guardar : Simplemente guarda el turno. Guardar y crear horario : Guarda el turno y accede a la interfaz de programación. Guardar y crear turno : (Opción de icono) Ideal para introducir varios turnos consecutivamente.
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| Ejemplo: Se crean turnos para gerente, subgerente y 2 asociados de ventas. |
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Cómo elaborar un horario para un turno
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Puedes crear fácilmente horarios de trabajo para tus turnos utilizando uno de los siguientes métodos: 🔘 Formas de acceder a la creación de horarios Puedes comenzar a crear un horario de cualquiera de las siguientes maneras: Botón Agregar horario: Haga clic en el botón “Agregar horario” directamente dentro de una tarjeta de turno existente. Después de crear un nuevo turno: Al guardar un turno recién creado, tendrá la opción de agregar inmediatamente un horario. Icono de calendario: Haga clic en el icono de calendario (📅) en una fila de turno para iniciar la creación del horario. |
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✍️ Completar los detalles del horario Una vez que inicie la creación del horario, verá la pantalla del editor de horarios. 1. Etiqueta de programación Dale a tu horario un nombre significativo (ej.: Horario Regular, Horas Extra, Apertura, Cierre). Esto te ayudará a ti y a los demás a comprender de un vistazo el propósito del bloque de programación. 2. Rango de tiempo del programa Establece la hora de inicio y la hora de finalización del turno. Si el turno se extiende más allá de la medianoche (por ejemplo, de 7:00 PM a 3:00 AM), asegúrese de marcar la casilla “Día siguiente” . 3. Aplicar a días específicos Seleccione los días de la semana a los que debe aplicarse este bloque de tiempo. Por ejemplo, si el horario es el mismo para lunes y martes , haga clic en ambos días. |
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💾 Guardando el horario Tienes dos opciones para guardar:
Una vez completado, el o los bloques de horario aparecerán bajo el turno seleccionado en el horario semanal del personal. Una vez guardado el horario de un turno, aparecerá en la vista de calendario como borrador. |
Clonar turno(s) |
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La función Clonar turnos permite duplicar rápidamente turnos de una semana a otra, agilizando el proceso de planificación. Esto resulta especialmente útil cuando los horarios semanales se mantienen constantes durante varias semanas. Importante: Solo se clonan los turnos (roles, horarios y cantidades). Los horarios reales —los empleados asignados a esos turnos— no se copian . ¿Qué se clona? ✅ Etiqueta de turno (ej.: Gerente, Asociado de ventas) ✅ Tiempos finales ✅ Cantidad de personal necesaria por turno Lo que no se clona ❌ Horarios (tendrás que añadir nuevos) ❌ Notas o comentarios del turno Cómo usar Clonar Turno(s)
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Visualización y publicación de sus borradores de horarios
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🔍 Identificación de borradores de horarios Los borradores de los horarios son visualmente distintos:
Estos indicadores visuales te ayudan a diferenciar entre lo que se ha creado provisionalmente y lo que se ha publicado oficialmente. | |
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✅ Publicación del calendario Una vez que hayas añadido todos los bloques de horario deseados y estés satisfecho con la planificación semanal:
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✅ Así es como se ve un horario publicado Tras hacer clic en Publicar horarios , tu plan semanal se finaliza y se actualiza visiblemente en la vista de calendario. 🎨 Indicadores visuales de un calendario publicado Los horarios publicados son fáciles de identificar:
Esto confirma que el cronograma está activo y operativo para la generación de informes. |
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Exportar tu horario a PDF
| Exportar tu horario a PDF crea una versión limpia y de solo lectura, fácil de compartir con tu equipo. Garantiza que el diseño sea uniforme para todos y evita ediciones accidentales. Las copias en PDF también son ideales para imprimir y colocar en la tienda, de modo que el personal pueda consultar sus turnos rápidamente. | |
| Seleccione el botón Exportar horario | Cómo se ve |
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Editar un turno recurrente | |
| Los turnos recurrentes permiten mantener una programación consistente para los puestos clave. Si bien editarlos es sencillo, es importante comprender cómo los cambios pueden afectar tanto a los datos de programación futuros como a los pasados. | |
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🪄 Pasos para editar un turno recurrente
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⚠️ Limitaciones y consideraciones clave 🛑 Los turnos finalizados anteriormente están bloqueados. Si un turno recurrente ya tiene una fecha de finalización pasada , queda bloqueado y no se puede editar . Deberá crear un nuevo turno para futuras necesidades de programación. 📅 Agregar una fecha de finalización detiene el cambio Al introducir una fecha de finalización, el cambio se elimina del calendario y se desactiva el botón "Añadir horario" para ese rol. 🔁 El cambio retroactivo del valor del personal por hora afecta a todo el historial Cualquier cambio en el valor por hora del personal se aplica retroactivamente . Esto significa que cada turno programado anteriormente reflejará el nuevo valor, incluso para las fechas en que ya se trabajó o se reportó.
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Edición de un turno semanal | |
| Los turnos semanales corresponden a la semana seleccionada en el planificador y se diferencian de los turnos recurrentes en que no tienen un campo de fecha de inicio ni de finalización . Suelen utilizarse para una planificación semanal flexible o puntual. | |
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🪄 Pasos para editar un turno semanal
✅ Comportamiento clave de los turnos semanales
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Indicador de modificación de turno Cuando se edita un cambio, aparece un icono de lápiz en la esquina superior izquierda del bloque para indicar la modificación. Al colocar el cursor sobre este icono, se muestra una información sobre herramientas con detalles sobre la modificación, incluyendo:
Esto ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de las ediciones recientes y a mantener la transparencia en los cambios de programación. | |
Eliminar un cambio |
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Al gestionar los horarios del personal, es importante tener cuidado al eliminar turnos, especialmente los recurrentes. La eliminación es permanente y afecta a todos los datos de personal asociados. Cómo eliminar un cambio Localiza el turno que deseas eliminar.
Eliminar turnos recurrentes Eliminar un turno recurrente elimina todas las instancias de la serie y borra permanentemente los datos de valor del personal relacionados.
Cuando no se permite la eliminación No puedes eliminar :
En estos casos, si necesita ajustar los valores de personal, utilice la función Editar datos para aplicar un ajuste negativo al período afectado. |
Casos de uso comunes para el planificador de personal |
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El Planificador de Personal en TMAS es una herramienta de entrada de datos manual que se utiliza para registrar las horas trabajadas por el personal en su ubicación. Estos datos laborales son fundamentales para calcular los indicadores clave de rendimiento (KPI) en otros informes, como Ventas por Hora de Trabajo (VPT) y Tasa de Conversión . A continuación, se describen algunos escenarios comunes en los que los usuarios interactúan con el Planificador de Personal. 🧾 1. Registro manual de las horas del personal por día Los gerentes de tienda o los usuarios designados ingresan las horas reales trabajadas por cada empleado diariamente o semanalmente. Garantiza que los informes posteriores reflejen datos laborales precisos. Los datos de entrada incluyen el nombre del empleado, la fecha y el número de horas trabajadas. Las entradas se realizan directamente en la interfaz del Planificador de Personal; no se requiere ni se admite la carga de archivos. Ejemplo: El gerente de una tienda inicia sesión el último día del horario para ingresar las horas de la semana en curso de todo el personal, asegurándose así de que los valores del personal en el informe de rendimiento semanal sean precisos. 🔍 2. Revisión y actualización de las horas ingresadas previamente Si las horas se ingresaron incorrectamente o se necesitan ajustes debido a cambios de último minuto (por ejemplo, un empleado trabajó más horas de lo previsto), los usuarios pueden editar o actualizar fácilmente las entradas durante la semana en curso. Evita imprecisiones en los informes causadas por datos faltantes o incorrectos. Mantiene registros históricos alineados con la actividad laboral real. Ejemplo: Un empleado trabajó un turno extra para cubrir una baja por enfermedad. El gerente actualiza el sistema de planificación de personal para reflejar las 6 horas adicionales trabajadas. 📊 3. Apoyo a la elaboración de informes de KPI precisos basados en la mano de obra Si bien el propio planificador de personal no genera análisis, los datos ingresados se utilizan en varios informes de TMAS para calcular métricas clave tales como:
Ejemplo: Después de ingresar todas las horas trabajadas por el personal durante el mes anterior, un gerente ejecuta el informe de comparación de períodos para evaluar la eficiencia laboral en diferentes semanas y determinar si es necesario ajustar los niveles de personal. 🗂️ 4. Garantizar la coherencia en múltiples ubicaciones Para las empresas con varias tiendas o departamentos, el uso consistente del Planificador de Personal garantiza comparaciones de datos fiables.
Ejemplo: Un director regional revisa los informes de todas las ubicaciones y utiliza los datos del planificador de personal para validar que las diferencias en las horas de trabajo no estén sesgando la comparación. |
Solución de problemas
❓ Preguntas frecuentes: ¿Por qué aparece el mensaje “Se requiere autenticación para acceder a este recurso”?
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🔁 ¿Cómo puedo solucionar esto?
Para resolver el problema:
- Actualiza la página en tu navegador.
- Se le pedirá que vuelva a iniciar sesión en su cuenta .
- Una vez que haya iniciado sesión, podrá volver al Planificador de Personal y continuar trabajando.
💡 Consejo: Asegúrate de guardar tu trabajo con frecuencia para evitar perder los cambios debido a tiempos de espera.
⏱️ ¿Por qué se cerró mi sesión?
Es posible que se te haya cerrado la sesión porque:
- Estuviste inactivo durante un período de tiempo.
- Tu pestaña del navegador permaneció abierta demasiado tiempo sin interacción .
- Se produjo una interrupción en la red que finalizó su sesión.
🔒 ¿Están seguros mis datos?
Sí. El sistema utiliza tiempos de espera para proteger su información . Es posible que deba volver a introducir cualquier trabajo no guardado, pero no se ha producido ningún acceso no autorizado a sus datos.
Mejores prácticas para obtener datos precisos sobre las horas del personal en TMAS
Para garantizar indicadores clave de rendimiento (KPI) fiables, como la relación cliente-empleado, las ventas por hora de empleado y las transacciones por hora de empleado, siga estas buenas prácticas:
1. Mantén los horarios actualizados
Actualice periódicamente los horarios del personal para que reflejen las horas trabajadas reales. Ajuste los horarios según los cambios de turno o las modificaciones de última hora para garantizar que los datos coincidan con lo ocurrido.
2. Utilice la función de ausencia
Registre las vacaciones, los días de enfermedad y los días festivos utilizando la función de ausencias específica para mantener la integridad de los datos y evitar lagunas engañosas en la cobertura del personal.
3. Evite los datos en blanco
Siempre ingrese las horas trabajadas, incluso si son cero, para evitar análisis inexactos o faltantes.
4. Zonas horarias del partido
Asegúrese de que los horarios coincidan con la zona horaria local correcta para la ubicación a fin de evitar discrepancias en los informes.
5. Validar semanalmente
Revisar y validar las horas del personal semanalmente para detectar errores a tiempo y mantener informes claros sobre el tráfico y las métricas de rendimiento.