Automatisez la saisie des données du personnel avec TMAS Staff Scheduler | Guide TMAS
Découvrez comment créer des enregistrements des heures du personnel dans le planificateur de personnel TMAS afin de générer des indicateurs de performance clés (KPI) précis basés sur la main-d'œuvre, tels que le ratio clients/personnel, dans vos rapports.
Table of Contents
Introduction au planificateur de personnel
Le planificateur de personnel est un nouvel outil de TMAS qui aide les entreprises à adapter leurs effectifs aux flux de clientèle, même lorsque les données de personnel ne sont pas précises via les sources intégrées. Que la gestion du personnel soit assurée par un logiciel tiers, Excel ou un système de point de vente aux données incomplètes, cet outil offre une alternative fiable en générant des plannings basés sur les heures d'ouverture hebdomadaires.
En automatisant la saisie des données par le personnel, le planificateur de personnel améliore la précision des indicateurs clés de performance tels que le ratio clients/personnel , le nombre de transactions par heure de travail et le chiffre d'affaires par heure de travail . Cette intégration de la planification et du reporting permet aux entreprises d'optimiser la gestion de leurs effectifs, de réduire les tâches manuelles et de prendre des décisions opérationnelles plus éclairées.
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Restrictions d'accès – Planificateur de personnel
La fonctionnalité de planification du personnel est exclusivement réservée aux utilisateurs ayant accès à l' abonnement Retail Plan et est soumise à des restrictions de rôle au sein de TMAS. Seuls certains rôles d'utilisateur sont autorisés à utiliser cet outil.
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✅ Rôles disposant d'accès :
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❌ Rôles sans accès :
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| 📝 Remarque : Si le rôle d'un utilisateur n'est pas répertorié parmi ceux qui ont accès ou si son plan d'abonnement n'inclut pas le niveau Retail, il ne pourra pas consulter ni utiliser le planificateur de personnel. | |
Comment accéder au planificateur de personnel dans TMAS
⚠️ Important : Le planificateur de personnel n’est pas accessible au niveau de la chaîne . Vous devez d’abord sélectionner un emplacement spécifique .
✅ Étapes :
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- Sélectionnez un emplacement (pas un établissement de la chaîne principale).
- Dans le panneau Options de localisation en haut à gauche de l'écran, ouvrez le menu déroulant de localisation .
- Choisissez un emplacement précis (par exemple, un seul magasin) plutôt qu'une chaîne ou un groupe.
- Accédez au planificateur de personnel
- Dans le menu de gauche, sous la section Gérer , cliquez sur Planificateur de personnel (comme indiqué dans la capture d'écran).
- L'outil chargera la vue horaire pour l'emplacement sélectionné.
🛑 Si vous sélectionnez une chaîne
Le menu « Planificateur de personnel » peut toujours apparaître, mais la fonctionnalité ne sera ni opérationnelle ni accessible tant que vous n'aurez pas sélectionné un emplacement spécifique.
Aperçu de l'écran de planification du personnel
L'écran « Planificateur de personnel » de TMAS offre une interface centralisée pour gérer les horaires, les congés et les plannings récurrents de votre équipe. Cette section vous propose une visite guidée des fonctionnalités disponibles sur cette page.
📅 Vue calendrier
La partie supérieure de l'écran affiche un calendrier hebdomadaire , la période sélectionnée étant clairement indiquée en haut (par exemple, du 11 au 17 mai 2025 ). Les jours de la semaine sont affichés horizontalement en haut, et les rôles du personnel sont listés verticalement sur le côté gauche.
Chaque ligne correspond à un employé ou à une catégorie d'employés différente (par exemple, responsable, assistant , vendeur et intérimaire ). Cette présentation permet de visualiser facilement qui est prévu et à quel moment.
➕ Ajouter un bouton
Situé dans le coin supérieur droit, le bouton « + Ajouter » vous offre trois options principales :
- Ajouter un horaire : Attribuer un horaire de travail à un employé ou à un rôle spécifique.
- Ajouter des congés : Indiquez les raisons des congés (par exemple, vacances, jour de maladie).
- Cloner un ou plusieurs quarts de travail : Dupliquez un quart de travail existant sur plusieurs jours ou pour plusieurs utilisateurs afin de gagner du temps.
🔁 Catégories de changement
Le poste de chaque employé correspond à l'une des catégories suivantes :
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Récurrent (automatisé selon des modèles définis) |
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Hebdomadaire (défini chaque semaine, saisie manuelle) |
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Congés (par exemple, utilisés pour équilibrer les horaires récurrents de vacances ou de congés maladie/jours fériés) |
Cette catégorisation figure à gauche de chaque ligne et permet de distinguer les horaires du personnel temporaire des rôles récurrents.
🧰 Panneau de filtres
Le panneau « Filtres » vous permet d’afficher ou de masquer :
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Cette fonctionnalité est utile pour simplifier votre affichage et vous concentrer sur des types de quarts de travail spécifiques lors de la planification.
Comment changer le jour de début de la semaine |
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Défilez si nécessaire et cliquez sur le bouton Enregistrer (non visible sur la capture d'écran, mais généralement situé en bas). Effet de ce paramètre Le paramètre « Début de semaine » définit la manière dont le planificateur de personnel affiche et calcule les horaires hebdomadaires. |
Créer un changement
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Le planificateur de personnel vous permet de définir et de gérer les horaires de travail des individus ou des groupes en fonction des plannings hebdomadaires. Un horaire correspond généralement à une personne ou un groupe de personnes travaillant le même nombre d'heures au cours d'une semaine donnée. Vous pouvez créer soit : Horaires récurrents : répétition hebdomadaire d’une date de début à une date de fin optionnelle. Remplacements hebdomadaires : Remplacements ponctuels qui ne s’appliquent qu’à la semaine actuellement sélectionnée. Accéder au planificateur de personnel Vous pouvez accéder au planificateur de personnel de deux manières : Depuis le tableau de bord Retail Equation , cliquez sur le bouton Planificateur de personnel . Ou, dans le menu de navigation de gauche, développez la section Gérer et sélectionnez Planificateur de personnel .  |
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Comprendre les types de quarts de travail Comportements clés des changements récurrents
🗓️ Conseil : Si un horaire doit rester constant au fil du temps, utilisez un horaire récurrent pour éviter de le recréer chaque semaine. Comportements clés des équipes hebdomadaires
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| Étapes pour créer un nouveau poste |
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1. Ouvrez le menu de création de quarts de travail Dans la vue du planificateur, cliquez sur le bouton « + Ajouter » en haut à droite. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Ajouter un décalage » . |
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2. Choisissez le type de changement de vitesse Deux options vous seront proposées : Récurrent : Ce poste se répétera chaque semaine à partir de la date de début sélectionnée et jusqu'à la date de fin (si spécifiée).
Par semaine : cette option créera le changement uniquement pour la semaine actuellement sélectionnée. Il ne se répétera pas.
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3. Définir la période de travail Date de début : Obligatoire. Sélectionnez le premier jour où le quart de travail doit être planifié. Date de fin : facultative. Utilisée uniquement pour les quarts de travail récurrents.
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4. Configurer les détails du quart de travail Intitulé du poste : Donnez un nom clair à votre poste, comme « Responsable » ou « Vendeur ». Nombre de personnes travaillant à l'heure : Ce champ est essentiel. Indiquez le nombre de personnes qui travailleront simultanément sur ce quart de travail.
Salaire : Facultatif. Indiquez un salaire horaire si nécessaire à des fins de déclaration.
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5. Désigner un membre du personnel (facultatif) Veuillez saisir l'adresse électronique du membre du personnel. Ou, si disponible, sélectionnez un utilisateur dans une liste à l'aide de la case à cocher « Sélectionner un utilisateur » .
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6. Sauvegarder le quart de travail Choisissez parmi les options d'enregistrement suivantes : Sauvegarder : Enregistre simplement le quart de travail. Enregistrer et créer un planning : Enregistre le poste et accède à l’interface de planification. Enregistrer et créer un quart de travail : (Option icône) Idéal pour saisir plusieurs quarts de travail consécutifs.
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| Exemple : Création des équipes composées d'un gérant, d'un gérant adjoint et de deux vendeurs. |
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Comment élaborer un horaire pour un quart de travail
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Vous pouvez facilement créer des plannings de travail pour vos équipes en utilisant l'une des méthodes suivantes : 🔘 Moyens d'accéder à la création du calendrier Vous pouvez commencer à créer un planning de l'une des manières suivantes : Bouton « Ajouter un horaire » : Cliquez directement sur le bouton « Ajouter un horaire » dans une fiche de poste existante. Après la création d'un nouveau poste : lors de l'enregistrement d'un poste nouvellement créé, vous aurez la possibilité d'ajouter immédiatement un horaire. Icône Calendrier : Cliquez sur l'icône calendrier (📅) sur une ligne de quart de travail pour lancer la création d'un horaire. |
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✍️ Remplir les détails de l'horaire Une fois la création du planning lancée, l'écran de l'éditeur de planning s'affichera. 1. Étiquette du calendrier Donnez à votre horaire un nom significatif (ex : Heures normales, Heures supplémentaires, Ouverture, Fermeture). Cela vous permet, ainsi qu'aux autres, de comprendre en un coup d'œil l'objectif de ce bloc horaire. 2. Plage horaire prévue Définissez les heures de début et de fin du quart de travail. Si le quart de travail dépasse minuit (par exemple de 19h00 à 3h00), assurez-vous de cocher la case « Jour suivant » . 3. S'appliquer à des jours spécifiques Sélectionnez les jours de la semaine auxquels ce créneau horaire doit s'appliquer. Par exemple, si les heures sont identiques pour le lundi et le mardi , sélectionnez les deux jours. |
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💾 Sauvegarder le planning Vous avez deux options de sauvegarde :
Une fois votre planning complété, il apparaîtra sous le poste sélectionné dans le planning hebdomadaire du personnel. Lorsqu'un planning est enregistré pour un poste, il apparaît comme brouillon dans le calendrier. |
Clone Shift(s) |
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La fonction « Cloner les quarts de travail » permet de dupliquer rapidement les quarts de travail d'une semaine à l'autre, simplifiant ainsi le processus de planification. Ceci est particulièrement utile lorsque les horaires hebdomadaires restent les mêmes sur plusieurs semaines. Important : Seuls les horaires des équipes (rôles, créneaux horaires et effectifs) sont dupliqués. Les plannings proprement dits (les employés affectés à ces équipes ) ne sont pas copiés . Ce qui est cloné ✅ Intitulé du poste (ex. : responsable, vendeur) ✅ Fin des temps ✅ Nombre d'employés nécessaires pour chaque quart de travail Ce qui n'est pas cloné ❌ Horaires (vous devrez en ajouter de nouveaux) ❌ Notes ou commentaires de changement Comment utiliser Clone Shift(s)
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Consultation et publication de vos projets de calendrier
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🔍 Identification des calendriers provisoires Les calendriers provisoires sont visuellement distincts :
Ces indicateurs visuels vous aident à faire la différence entre ce qui a été créé à titre provisoire et ce qui a été officiellement publié. | |
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✅ Publication du calendrier Une fois que vous avez ajouté tous les blocs horaires souhaités et que vous êtes satisfait de votre planification hebdomadaire :
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✅ À quoi ressemble un calendrier publié Après avoir cliqué sur Publier les plannings , votre planning hebdomadaire est finalisé et mis à jour de manière visible dans la vue calendrier. 🎨 Indicateurs visuels d'un calendrier publié Les horaires publiés sont faciles à repérer :
Cela confirme que le calendrier est en ligne et opérationnel pour la production de rapports. |
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Exporter votre planning au format PDF
| Exporter votre planning au format PDF crée une version propre et en lecture seule, facile à partager avec votre équipe. Cela garantit une mise en page uniforme pour tous et évite les modifications accidentelles. Les copies PDF sont également idéales pour l'impression et l'affichage en magasin, permettant ainsi au personnel de consulter rapidement ses horaires à tout moment. | |
| Sélectionnez le bouton Exporter le planning | À quoi ça ressemble |
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Modification d'un quart de travail récurrent | |
| Les horaires récurrents permettent de garantir une planification cohérente pour les rôles clés. Bien que leur modification soit simple, il est important de comprendre comment les changements peuvent impacter les données de planification futures et passées. | |
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🪄 Étapes pour modifier un horaire récurrent
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⚠️ Principales limitations et considérations 🛑 Les quarts de travail terminés depuis longtemps sont verrouillés. Si une plage horaire récurrente a déjà une date de fin passée , elle est verrouillée et ne peut pas être modifiée . Vous devrez créer une nouvelle plage horaire pour vos besoins de planification futurs. 📅 Ajouter une date de fin arrête le changement La saisie d'une date de fin supprime le changement de poste du calendrier pour les mois à venir et désactive le bouton « Ajouter un horaire » pour ce rôle. 🔁 La modification de la valeur du personnel horaire affecte rétroactivement tout l'historique Toute modification du taux horaire du personnel est appliquée rétroactivement . Cela signifie que chaque occurrence passée du poste sera mise à jour en fonction de ce nouveau taux, même pour les dates déjà travaillées ou déclarées.
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Modification d'un horaire hebdomadaire | |
| Les horaires hebdomadaires sont spécifiques à la semaine actuellement sélectionnée dans le planificateur et diffèrent des horaires récurrents en ce qu'ils ne comportent pas de champ de date de début ou de fin . Ils sont généralement utilisés pour une planification hebdomadaire ponctuelle ou flexible. | |
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🪄 Étapes pour modifier un horaire hebdomadaire
✅ Comportements clés des équipes hebdomadaires
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Indicateur de modification du changement de vitesse Lorsqu'un décalage est modifié, une icône en forme de crayon apparaît dans le coin supérieur gauche du bloc de décalage pour indiquer la modification. En survolant cette icône, une infobulle s'affiche avec des détails sur la modification, notamment :
Cela permet aux utilisateurs de suivre les modifications récentes et de maintenir la transparence dans la planification des changements. | |
Suppression d'un changement |
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Lors de la gestion des plannings du personnel, il est important d'être vigilant lors de la suppression de créneaux horaires, notamment pour les créneaux récurrents. La suppression est définitive et affecte toutes les données relatives au personnel. Comment supprimer un shift Repérez le poste que vous souhaitez supprimer.
Suppression des quarts de travail récurrents La suppression d'un horaire récurrent supprime toutes les occurrences de la série et efface définitivement les données relatives au personnel associées.
Lorsque la suppression n'est pas autorisée Vous ne pouvez pas supprimer :
Dans ces cas, si vous devez ajuster les effectifs, utilisez la fonction Modifier les données pour appliquer un ajustement négatif pour la période concernée. |
Cas d'utilisation courants du planificateur de personnel |
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Le planificateur de personnel de TMAS est un outil de saisie manuelle permettant d'enregistrer les heures travaillées par votre personnel sur votre site. Ces données sont essentielles au calcul des indicateurs clés de performance (KPI) d'autres rapports, tels que le chiffre d'affaires par heure travaillée (CAHT) et le taux de conversion . Vous trouverez ci-dessous des exemples d'utilisation du planificateur de personnel. 🧾 1. Enregistrement manuel des heures de travail du personnel par jour Les responsables de magasin ou les utilisateurs désignés saisissent les heures travaillées réelles de chaque employé sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Garantit que les rapports en aval reflètent des données de main-d'œuvre exactes. Les données saisies comprennent le nom de l'employé, la date et le nombre d'heures travaillées. Les saisies se font directement dans l'interface du planificateur de personnel ; aucun téléchargement de fichier n'est requis ni pris en charge. Exemple : Le gérant d'un magasin se connecte le dernier jour de la semaine pour saisir les heures travaillées par tout le personnel, garantissant ainsi l'exactitude des données relatives au personnel dans le rapport hebdomadaire de performance. 🔍 2. Vérification et mise à jour des heures précédemment saisies Si les heures ont été saisies incorrectement ou si des ajustements sont nécessaires en raison de changements de dernière minute (par exemple, un employé a travaillé plus longtemps que prévu), les utilisateurs peuvent facilement modifier ou mettre à jour les entrées au cours de la semaine en cours. Permet d'éviter les inexactitudes dans les rapports dues à des données manquantes ou incorrectes. Conserve des archives historiques alignées sur l'activité de travail réelle. Exemple : Un employé a effectué un quart de travail supplémentaire pour remplacer un collègue absent. Le responsable met à jour le planning du personnel pour refléter les 6 heures supplémentaires travaillées. 📊 3. Soutien à la production de rapports précis sur les indicateurs clés de performance (KPI) basés sur la main-d'œuvre Bien que le planificateur de personnel lui-même ne génère pas d'analyses, les données saisies sont utilisées dans plusieurs rapports TMAS pour calculer des indicateurs clés tels que :
Exemple : Après avoir saisi toutes les heures travaillées du personnel pour le mois précédent, un responsable exécute le rapport de comparaison de périodes pour évaluer l'efficacité du travail sur différentes semaines et déterminer si les niveaux de personnel doivent être ajustés. 🗂️ 4. Garantir la cohérence sur plusieurs sites Pour les entreprises possédant plusieurs magasins ou départements, l'utilisation régulière du planificateur de personnel garantit des comparaisons de données fiables.
Exemple : Un directeur régional examine les rapports de tous les sites et utilise les données du planificateur de personnel pour vérifier que les différences d'heures de travail ne faussent pas la comparaison. |
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Meilleures pratiques pour des données précises sur les heures de travail du personnel dans TMAS
Pour garantir des indicateurs clés de performance (KPI) fiables tels que le ratio clients/personnel, les ventes par heure de travail et les transactions par heure de travail, suivez ces bonnes pratiques :
1. Tenir les calendriers à jour
Mettez à jour régulièrement les plannings du personnel afin qu'ils reflètent les heures réellement travaillées. Ajustez-les en cas d'échanges d'horaires ou de modifications de dernière minute pour que les données correspondent à la réalité.
2. Utilisez la fonction d'absence
Enregistrez les congés, les jours de maladie et les jours fériés à l'aide de la fonction dédiée aux absences afin de garantir l'intégrité des données et d'éviter les lacunes trompeuses dans la couverture du personnel.
3. Évitez les données vides
Saisissez toujours les heures travaillées, même si elles sont nulles, afin d'éviter des analyses inexactes ou incomplètes.
4. Correspondance des fuseaux horaires
Veillez à ce que les horaires correspondent au fuseau horaire local afin d'éviter les incohérences dans les rapports.
5. Valider chaque semaine
Vérifier et valider les heures travaillées du personnel chaque semaine afin de détecter les erreurs au plus tôt et de garantir des rapports précis sur le trafic et les indicateurs de performance.